Politique de protection de la vie privée et des données à caractère personnel

(Privacy policy website)

 

1. Introduction

La Ville de Rochefort est attachée au respect de la vie privée et accorde une grande importance au caractère confidentiel des données qu’elle traite ainsi qu’à la législation inhérente à la protection de la vie privée.

Sa politique en matière de protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel se fonde sur les dispositions légales applicables en la matière, dont le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après, le « règlement européen sur la protection des données ») et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

2. Qui est le responsable du traitement des données à caractère personnel ?

La Ville de Rochefort, dont le siège est établi Place Roi Albert Ier, 1 à 5580 Rochefort, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0206.706.109, est le responsable du traitement des données à caractère personnel.

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos demandes et des données à caractère personnel qui y sont liées, vous pouvez les envoyer à l’adresse suivante : dpo@rochefort.be

3. Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons ?

D’une manière générale, il vous est possible de visiter le site internet de la Ville de Rochefort sans communiquer aucune information personnelle vous concernant. En toute hypothèse, vous n’êtes en aucune manière obligé de transmettre ces informations à la Ville de Rochefort si vous consultez uniquement son site internet.

Cependant, il se peut que vous ne puissiez pas bénéficier de certaines informations, fonctionnalités ou services offerts par la Ville de Rochefort par le biais de son site internet dans le cas où vous choisiriez de ne pas transmettre certaines données personnelles spécifiques vous concernant et requises par nos applications ou par nos formulaires.

La Ville de Rochefort collecte des données à caractère personnel :

  • aux fins de personnalisation de l'accès au système (enregistrement) et de fourniture d'informations, sont conservées les données suivantes: nom, prénom, adresse électronique, adresse postale, coordonnées de géolocalisation, photo de profil, identifiant, mot de passe, date de naissance, numéro de registre national telles que fournies par vos soins,
  • aux fins d'information et d'assistance: les courriels stockés dans les boîtes fonctionnelles auxquelles les questions sont adressées peuvent contenir, outre l'adresse électronique de l'expéditeur, les nom et prénom de celui-ci, l’adresse email.

4. A quelles fins traitons-nous vos données à caractère personnel et sur quelle base ?

Les données à caractère personnel vous concernant sont recueillies afin :

  • de vous permettre de fournir les informations requises pour l’exécution du traitement de vos démarches administratives via le E-guichet;
  • de vous permettre de fournir les informations requises pour votre inscription au compte citoyens. Ce dernier permet de proposer du contenu sur le site de la commune (fiche annuaire, événement, ...);
  • de vous permettre de recevoir une newsletter après vous y être inscrit ;
  • de vous permettre de faire une demande via un formulaire.

Les données seront également exploitées afin de réaliser des statistiques anonymes concernant l'utilisation du site.

Ces données sont traitées conformément à la politique décrite dans le règlement RGPD susmentionné.

Elles ne seront traitées que par le personnel de l’administration communale et les sous-traitants de celui-ci, aux seules fins décrites ci-dessus et afin d'améliorer le service.

5. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Pour les besoins du traitement concerné, vos données sont conservées pendant le temps de conservation exigé et supprimées par la suite, sauf si une enquête est en cours. Les données seront alors conservées pendant le temps nécessaire à la conclusion de l’enquête.

6. À qui vos données sont-elles communiquées ?

Les données recueillies à votre sujet sont traitées de manière confidentielle et utilisées seulement par les services de l’administration communale et ses sous-traitants responsables :

  • pour la personnalisation de l'accès au système (l'équipe informatique de l’administration communale) ;
  • pour les demandes adressées au service informatique ;
  • pour la maintenance et le support de l'application et de l’infrastructure qui l’héberge, actuellement iMio ;

Les données recueillies seront enregistrées :

  • dans la base de données d’enregistrement hébergée par le sous-traitant de ’administration communale (actuellement, IMIO);
  • dans les boîtes aux lettres électroniques des services traitants concernés de l’administration communale.

Les données collectées et traitées sont gérées par le service responsable de l’administration communale.

Aucune donnée à caractère personnel n'est transmise à des tiers ne faisant pas partie des destinataires mentionnés ou ne relevant pas du cadre juridique indiqué, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d'une mission de contrôle ou d'inspection en application du droit belge, tel qu'un juge d'instruction.

L’administration communale ne divulguera pas de données à caractère personnel à des tiers à des fins de marketing direct.

7. Comment consulter vos données, en vérifier l’exactitude et, au besoin, les corriger ?

Vous avez le droit de consulter à tout moment vos données à caractère personnel communiquées dans l’e-guichet en vous connectant à votre compte e-guichet. Cela vous permettra de vérifier l'exactitude des informations qui y sont conservées et/ou de les corriger ou les mettre à jour.

Vous pouvez aussi demander que vos données à caractère personnel soient totalement effacées en supprimant votre compte e-guichet.

Si vous supprimez votre enregistrement dans l’E-guichet, la newsletter, le compte citoyen, vos données seront également supprimées des applications concernées.

Pour garantir le respect de votre vie privée et assurer votre sécurité, nous prendrons les mesures nécessaires pour vérifier votre identité avant de vous permettre de consulter, et éventuellement de corriger, des données.

8. Quels sont les moyens mis en œuvre pour protéger les données ?

La Ville de Rochefort a mis en place un certain nombre de procédures (matérielles, électroniques et administratives), qu'elle réévalue et actualise régulièrement, afin de protéger ces données contre tout accès non autorisé, d’en assurer la sécurité et de garantir l’utilisation correcte des informations recueillies en vue de réaliser le traitement concerné.

Vos données sont conservées sur le serveur d’un sous-traitant avant d'être traitées.

Le sous-traitant extérieur a signé un contrat avec l’administration communale en vertu duquel il est légalement tenu de respecter la législation applicable en matière de protection et de traitement des données à caractère personnel, et plus précisément le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (aussi connu sous l’acronyme RGPD).

Le personnel de l’administration communale qui a accès à des informations permettant d'identifier des personnes est tenu de protéger ces informations conformément à la présente déclaration relative à la protection des données à caractère personnel, et notamment en s'abstenant d'utiliser ces informations à des fins autres que la prestation des services qu'il est censé assurer.

Les agents du Service Informatique et certains agents du service Population-Etat civil – Etrangers peuvent accéder aux données au moyen de leur identifiant et de leur mot de passe personnel. Seuls ces agents autorisés ont accès aux données (en utilisant un système spécifique).

9. Clause de limitation de responsabilité

La Ville de Rochefort tient à préciser que le présent site internet peut contenir des liens hypertextes et autres références vers d’autres sites, mis à votre disposition à titre indicatif uniquement, que la Ville ne gère et ne contrôle pas. La Ville de Rochefort décline toute responsabilité pour tout contenu inadapté, illégitime ou illégal présent sur les hyperliens ainsi que pour les dommages pouvant résulter de leur consultation. Il est recommandé de lire attentivement les règles de protection de la vie privée de chaque site que vous visitez, ces règles pouvant différer de la présente déclaration.

10. A qui adresser vos questions/plaintes ?

Par mail : dpo@rochefort.be

Par courrier ordinaire à l’adresse reprise ci-dessous :

Ville de Rochefort

A l’attention du DPO

Place Roi Albert Ier, 1

5580 Rochefort